Guía para organizar un evento de empresa

Organizar un evento de empresa, además de todo un arte, es una herramienta de comunicación y marketing muy potente. Utilizada de forma estratégica contribuye no sólo a generar una imagen positiva de la organización, de sus servicios y productos, sino también a que los invitados puedan vivir experiencias memorables.

No existe un buen plan de comunicación sin eventos, ni un buen evento sin un plan de comunicación.

¿Qué es un evento de empresa?

Por su propia definición, un evento es una actividad social, dirigida a un público en concreto relacionado con el motivo o la temática por la que se celebra.

Los eventos de empresa se organizan no sólo para reunir a personas o entidades que se relacionan con determinado ámbito empresarial. Un evento corporativo se organiza con un objetivo, en el fondo siempre buscará generar cierto impacto en la imagen de la compañía, pero a la vez puede pretender otros fines.

Dentro de tu estrategia de marketing, un evento de empresa puede parecer una acción más, pero conlleva la coordinación de muchas acciones y canales que no puedes perder de vista.

La organización de un evento de empresa, paso a paso

Detrás de un evento existe un complejo proceso de diseño, planificación y producción que abarca una organización 360º. Desde la realización de presupuestos hasta la elección del venue, la tramitación de permisos, la coordinación logística o la selección e invitación de los asistentes.

Vamos a ver cuáles son los pasos que hay que seguir y una serie de consejos a tener en cuenta en cada una de las fases para que no se te escape nada.

Antes del evento de empresa

1 – Planificación

Sin ninguna duda es la fase más importante en la organización de un evento de empresa.

No planificar, es planificar el fracaso.

Una buena planificación te garantiza el 99% del éxito de tu evento corporativo. El otro 1% son los imprevistos. En realidad, aunque supongan un 1% son igual de importantes. Hay que saber manejarlos, porque en un evento siempre te los vas a encontrar.

¿Y por qué se les da la misma importancia? Porque ya sabes que en la vida solo tienes una única oportunidad para causar una buena primera impresión… y en un evento pasa lo mismo. Si algo sale mal, no puedes decir “esto no me sirve, lo borro y lo vuelvo a hacer”. Es el directo y o sale bien, o sale mal y es la imagen de tu empresa la que está en juego…

Por eso es muy importante tener todo muy bien planificado, incluso tener bien atados los planes B, C y D… reduciendo solo a ese 1% los posibles imprevistos.

Evita que tu falta de planificación se convierta en una emergencia y tu evento sea una catástrofe que destruya la imagen de la empresa.

1.1 Briefing del evento

Es el punto de partida donde se plasma el planteamiento estratégico y se acuerda qué es lo que se quiere conseguir con el evento. Te hará entender qué es lo que tu cliente o tu jefe quieren y esperan del evento.

¿Cuáles son los objetivos? ¿Por dónde empiezo? ¿Realmente necesitamos un evento para alcanzar estos objetivos? ¿Es realizable lo que buscamos? ¿Qué presupuesto tenemos?

¡Cuestiónatelo todo!

¿Qué debe incluir un briefing?

Prácticamente nunca conseguirás completar la plantilla del briefing en una primera reunión con tu jefe o cliente, pero cuanta más información recabes, mejor. Al inicio sirve para centrar el tiro y luego se puede ir completando según se vaya definiendo el evento.

Por lo menos debes tener claros los datos básicos, sin los cuales yo no daría ni un solo paso más para organizar un evento. Son:

• Objetivos: ¿Qué se espera del evento? Si es generar más ventas, renovar clientes, transmitir un mensaje…
• Qué formato de evento se nos está pidiendo.
• Cuánta gente esperamos y cuál es su perfil.
• Qué presupuesto tenemos en total.

Hay que tener muy bien definido qué se pretende con el evento de empresa, cuál es la filosofía y el mensaje que se quiere transmitir.

1.2. Elegir fecha y hora del evento corporativo

Es importante escoger una fecha y una hora que sea favorable para que asista el público que pretendes que acuda, y eso dependerá de varios factores:

• Tu buyer persona: en función de si el evento de empresa va dirigido a empresas B2B o es B2C. Los martes, miércoles o jueves son buenos días para B2B. Pero si es un evento B2C tal vez sea mejor durante el fin de semana o fuera del horario laboral.
• El calendario de vacaciones y puentes: para B2B lo normal es que huyas de ellos, pero depende del tipo de evento puede que te beneficie hacerlo en estas fechas si es para B2C.
• Clima: depende del tipo de evento y si lo quieres hacer en exterior. Aunque sea en interiores, un día de lluvia el margen de caída de los asistentes puede rondar el 40%.
• Otros eventos: revisar que en la misma fecha o próxima no haya eventos que se puedan solapar con el tuyo o asemejarse mucho.
• Que no haya partidos importantes de fútbol o baloncesto: si hay partido, el posible asistente elige partido.
• Que de tiempo para organizar todo: tener tiempo suficiente para poder preparar y comunicar el evento.

1.3. Agenda / orden del día

Es importante que tengas un orden del día en el que indiques los puntos principales que deben ocurrir en tu evento de empresa, marcando los tiempos de inicio y fin de cada uno de ellos.

Calcula bien la duración de cada una de las partes y date margen. Es muy fácil que los tiempos se alarguen y no hay nada que odie más el asistente… que un evento comience más tarde o se alargue demasiado. Además de molestar a tus invitados te hará quedar como una empresa que no sabe organizarse.

Sé muy realista a la hora de planificar los tiempos.

1.4. Retroplanning

Una vez tienes el briefing, la fecha y la hora del evento, debes pensar todo lo que tienes que hacer para que el día elegido se pueda celebrar el evento de empresa.

Es muy cómodo hacer un retroplanning (se llama así porque vamos desde la fecha del evento hacia atrás). Se trata de ir plasmando en un documento todas las tareas que tienes que hacer, quién es el responsable y cuándo tienen que estar realizadas.

Un excel donde puedas filtrar por responsable, ordenar por fecha y horario… puede ser muy útil. Pero también puedes trasladarlo a herramientas como Planner o Trello, sobre todo si compartes tareas con otras personas, una agencia… Puede ser útil visualizarlo y trabajar los “to do” en estos formatos.

2 – Producción

Cuando hablamos de producción nos referimos a poner en marcha toda la planificación que hará posible el directo del evento corporativo. Vamos a ver punto por punto lo que hay que tener en cuenta.

2.1. Lugar de celebración

El espacio marcará en gran medida aspectos tan esenciales como el número de invitados, los contenidos o incluso la noticiabilidad del propio evento de empresa.

Un lugar mal comunicado o demasiado alejado puede hacer que los asistentes se pierdan o que ni siquiera acudan. Si el espacio es ya un lugar conocido y que es usado recurrentemente para eventos puede provocar pereza y escasa curiosidad entre unos invitados a los que les gusta, cada vez más, ser sorprendidos.

¿Qué debemos tener en cuenta?

Para elegir el espacio debemos tener una serie de características que nos condicionarán:

• Buyer persona: por ejemplo si el evento es empresarial y entre semana, lo ideal es que sea dentro de la ciudad para ahorrar tiempo en desplazamientos.
• Objetivo del evento: es importante buscar un espacio relacionado con el mensaje que se quiere transmitir. ¿Te imaginas un evento sobre política en una discoteca?
• Fecha y hora: definirá si es al aire libre o en el interior. En caso de que nuestra primera opción sea organizarlo al aire libre, habrá que contar siempre con una alternativa que nos saque de aprietos.
• Aforo: importante asegurarte no solo de que caben tus invitados, sino también de que el espacio no es tan grande que estarán desangelados si no lo llenan.
• Accesos para invitados: tienes que pensar por dónde van a llegar y salir los invitados. Deberás visualizar espacios amplios para evitar embotellamientos. Y también prever si vas a tener invitados con necesidades especiales de desplazamiento y buscar su comodidad en todo momento.
• Equipamiento y servicios: disponibilidad de elementos técnicos como pantalla, proyección, audio, iluminación… Si el lugar no dispone de los mismos, tendrás que decidir si trabajas con tus proveedores habituales o con proveedores próximos al lugar.
• Montaje y desmontaje: es un punto a negociar con la empresa que cede el espacio, dependiendo de lo que quieras montar podrás necesitar incluso reservarlo varios días antes o después, lo que incrementará el precio final.
• Personal técnico: es importante negociar que el personal con el que haces el montaje o ensayo sea el mismo que luego vas a tener en tu evento. Los técnicos tienen sus horarios y, muchas veces ensayas con unos y luego el evento lo haces con otros. No tiene sentido, pero es lo más habitual.
• Acceso de carga y descarga: facilitará y agilizará enormemente las labores de montaje y desmontaje de tu evento de empresa.
• Precio: dependerá del presupuesto que tengamos y de la importancia que se le dé al espacio en sí.
• Documentación y permisos: para grandes eventos es importante tener en cuenta que algunos espacios podrían exigir la presencia de ambulancias, bomberos, policía y otros requerimientos como un proyecto, un plan se contingencias, seguridad… que no deben ser dejados para última hora.
• Alojamiento y parking cercanos: depende de nuevo del tipo de evento, pero es interesante incluso cerrar acuerdos con este tipo de servicios.

Consigue que tus invitados sientan que has pensado hasta en el último detalle.

¿Y si el evento de empresa es en el metaverso?

Durante los meses de confinamiento de la pandemia aprendimos que puede haber eventos en los que los asistentes sean 100% digitales. Hoy por hoy, está a la orden del día conectar a gente que no puede asistir presencialmente en eventos mixtos. Pero vamos un paso más allá, se pueden crear eventos de empresa en el mundo digital con espacios y escenarios en el metaverso.

2.2. Idea / conceptualización

Un evento de empresa debe generar impacto y ayudar a fidelizar al público objetivo, durante y después del evento. Para ello hay que trabajar la creatividad al máximo.

Haz que toda la experiencia que viva el asistente tenga coherencia entre sí (y con tu estrategia de comunicación). Piensa en tu público objetivo y en el mensaje que quieres transmitir en el evento y a partir de ahí crea un hilo conductor del mismo.

Se trata de la identidad del evento de empresa, el argumento principal o el famoso “story telling” sobre el que girará todo y a partir del cual haremos el resto de la producción del evento.

El público deberá reconocer y entender esa personalidad, haber sentido que forma parte del hilo conductor que has creado.

Innova, piensa de forma diferente y organiza eventos inolvidables.

2.3. Imagen

Para marcar la diferencia tenemos que conseguir generar una experiencia única. Que logre comunicar los valores de la marca y que cree un vínculo con el público. Que refuerce la imagen corporativa de la empresa.

Durante el evento de empresa no solo van a comunicar las ponencias o exposiciones, sino que también van a influir otros aspectos, como el diseño de las invitaciones, el merchandising, la señalética, la escenografía…

¿Cómo trabajar en la imagen del evento de empresa?

Todo lo que el asistente vea desde el primer momento del evento tiene que guardar coherencia. Desde la invitación, la web, las acreditaciones, el welcome pack… hasta las presentaciones o el email de agradecimiento el día después.

Primero se debe conceptualizar el evento (en la fase idea), y aquí entramos ya a la parte de ejecución del diseño.

Se trata de investigar, hacer brainstorming y compartir ideas en un moodboard, para después hacerlas realidad.

Igual de importante es decorar con sentido como no saturar los espacios, ya que se podría conseguir un efecto negativo.

Además hay otros elementos que influyen en la imagen del evento corporativo:

• Olores: el marketing olfativo trabaja los sentidos a través del perfume, para provocar recuerdos y sensaciones al cliente. Es posible ambientar los eventos con aromas acordes a la temática y espíritu del evento. Incluso hay empresas que cuentan con un odotipo (un olor creado específicamente para ellas).
• La entrega de merchandising: seguro que has asistido a un evento en el que te han dado un bolígrafo, flyers con información, alguna carpeta o incluso camisetas. Se trata de una forma más de comunicación corporativa, su selección debe ser cuidada y coherente con el evento de empresa y público al que va dirigido.
• Uniformes de azafatas, camareros, técnicos y personal auxiliar. La selección del uniforme expresará también la imagen del evento: no es lo mismo una camiseta de manga corta con el texto staff estampado, que un uniforme de traje chaqueta.
• Flores y elementos naturales: la decoración floral permite crear un ambiente especial en nuestro evento corporativo. A la hora de seleccionarla tendremos en cuenta el tipo de evento de empresa, el desarrollo del evento (arreglos florales que no obstaculicen la vista de los comensales en la mesa o el paso en el escenario o pasillos) y la época del año, optando por flores de temporada.
• La música: transmite los valores de la marca y los refuerza, consiguiendo mayor conexión con el cliente. De nuevo, dependerá del tipo de evento, el horario y el buyer persona.

Cada punto de los anteriores forma tan solo una pieza de todo el conjunto, así que no los podemos tratar como un elemento individual.

Todos los elementos que conforman la imagen del evento deben tener sentido y coherencia con el resto del evento y su ambientación.

2.4 Listado de invitados

Nuestro evento de empresa puede ser abierto al público, gratuito o pagando, o que la asistencia sea únicamente posible bajo invitación. En cualquier caso lo deberemos definir en el briefing y tener en cuenta una serie de aspectos:

• ¿Cuál es el número objetivo de asistentes?
• Cuenta con que hay un % de no asistencia a última hora (pese a que el invitado haya confirmado). Según el tipo de evento este porcentaje es mayor o menor. En los que estamos acostumbrados a organizar en Marina de Empresas, si es presencial ronda un 20% y si es online un 60%.
• Del mismo modo, hay un % que aparecerá sin haber confirmado.
• Recuerda que nunca podemos superar el aforo del espacio.
• Si es un evento cerrado, deberás tener un listado previo de invitados.

2.5. Proveedores

Una vez tenemos claro todo lo que queremos hacer, cuál es la imagen que tendremos en el evento de empresa y qué vamos a necesitar… es el momento de elegir a los proveedores que te ayudarán a que todo lo que has pensado sea posible.

Es muy muy importante escoger proveedores especialistas y en los que confías.

Además deben tener muy claro lo que necesitas, para que no haya sorpresas y el resultado sea el que esperas. Define muy bien los tiempos en que necesitas tener cada cosa. Y lo ideal es que peques de holgura, para evitar retrasos.

Deberás controlar que los proveedores tengan firmada la documentación básica por la que afirman estar informados de todos los riesgos laborales que pueden ocurrir en el montaje y desmontaje. El espacio es responsable de hacértela llegar y te puede pedir documentación adicional.

Por último, hay lugares que ya tienen definidos quienes son sus proveedores y no puedes escoger otros con los que no manejen ya habitualmente.

2.6. Presupuesto

Una vez definido lo que queremos y cómo lo queremos, y hemos contactado con los proveedores, podemos ir concretando el presupuesto de nuestro evento de empresa.

Puede que en el briefing ya te hayas marcado unos límites, aquí se trata de aterrizarlo. Plasmarlo todo en un mismo documento te permitirá ver el global y decidir si puedes asumir todo lo que has pensado o necesitas prescindir de algunas cosas para ajustarlo.

2.7. Palabras

¿Te toca controlar hasta los discursos? Sí, así es. Y si formas parte del equipo de comunicación incluso puede que te toque a ti preparar las palabras de los ponentes.

Es muy importante que controles los discursos de todas las personas que participan en el evento, no sólo los que formen parte de tu equipo. Quizá no te faciliten el discurso completo, pero sí puedes pedir los mensajes principales, para conseguir que todos sigan el hilo conductor y que tengan coherencia con el objetivo del evento.

También es muy importante medir los tiempos de duración para que se ajusten a la agenda planificada y puedas cumplir con el horario previsto.

3 – Promoción

Ya tenemos todo el evento de empresa planteado y la producción en marcha. Ahora toca darlo a conocer.

3.1. Registro de inscripciones

Puedes utilizar muchos formatos para registrar a tus invitados.

• Puede que simplemente lances un mail a tu listado de invitados y que te respondan para inscribirse.
• Podrías publicar una landing con toda la información del evento en tu propia web, con un formulario integrado en Hubspot, Google o Typeform si es un evento de venta.
• Quizá optes por facilitar una APP a tus asistentes.
• O si tienes que gestionar venta de entradas, podrías usar herramientas de promoción de eventos como Eventbrite.

3.2. Comunicar

Hay tantas formas de comunicar el evento de tu empresa como canales sueles utilizar para otras cosas:

• Mail
• Newsletter
• Web, banners, blog…
• Campañas en RRSS o con influencers
• Google Ads
• Herramientas con comunidades propias como Meetup o Eventbrite
• Plataformas o medios de comunicación específicos del sector
• Cualquier otra acción offline: folletos, exteriores, llamadas telefónicas…

Deberás estar pendiente del número de inscritos en cada momento. Así podrás saber si se han registrado pocos y necesitas mover más tu evento de empresa, o si son ya muchos y tienes que cerrar el formulario de inscripción porque se va a superar el aforo.

4 – Montaje

Es importante tener muy claro todo lo que necesitas para el montaje, para que éste sea lo más ágil posible y no quede ningún fleco suelto.

Piensa que el lugar en el que vas a celebrar tu evento corporativo puede no tener todo lo que puedes necesitar. Consulta antes qué te pueden dejar, y prepara un listado con lo que necesitas llevar tú: desde impresoras para los carteles del sitting VIP de invitados que confirman a última hora, a celo o precinto para pegar algún cartel que ha quedado por colocar.

Ya hemos visto que debes dejar claro a los proveedores o al equipo de montaje qué, cómo y dónde tienen que estar colocadas las cosas.

Recuerda tener el contacto de todos los proveedores y responsables del espacio y hacérselos llegar a quien controle esta parte, para poder localizarles en cualquier momento.

¿Necesitas reservar asientos? Deberás haber trabajado previamente un seating (te sirve una plantilla de Excel o Power Point) y poner carteles de reservado en los asientos.

5 – Ensayo

Es muy recomendable hacer un ensayo de todo el evento corporativo al menos con 24 horas de antelación. Te permite asegurar que todo está en su sitio y que la parte técnica funciona bien. Si algo falla o no encaja, tendrás tiempo de maniobra para poder resolverlo.

Pruébalo todo varias veces: sonido, imagen, iluminación, discursos, entradas y salidas de ponentes…

Y si el evento es online… ¡también! Recuerda comprobar no sólo tu parte, sino la del asistente, haciendo diferentes pruebas con asistentes virtuales.

Durante el evento

1 – Coordinación

1.1. Misión / escaleta

Durante la celebración del evento corporativo se ejecutarán todas las actividades planificadas. Es muy importante visualizar previamente el evento completo según hemos planificado y plasmarlo en un cronograma o escaleta, detallada con todo lo que va a suceder.

Este documento debe especificar qué se hace en cada momento, cuándo, dónde y quién es el responsable. Es como un costumer journey map con cada paso del evento.

Te encargarás de asignar las responsabilidades y las tareas a cada uno de los involucrados y de coordinar absolutamente todo.

Para que la ejecución sea perfecta, lo ideal es hacer una reunión previa con todo el personal involucrado. Para explicar bien las tareas, cuáles son los puntos de mayor tensión y resolver posibles dudas.

Durante el desarrollo de un evento de empresa lo más importante es la coordinación, ya que normalmente intervienen diferentes profesionales y todos deben actuar en el momento preciso.

1.2. Comunicar

Intenta sacar el máximo partido de tu evento de empresa y comunicar los mensajes que quieres lanzar mediante el mismo.

Recuerda que se trata de un elemento más de comunicación. Como tal, puedes apoyarte de diferentes comodines para que tu mensaje se expanda más allá de las paredes que acogen tu evento.

Consigue ser Trending Topic

• Crea un hashtag fácil de recordar y refuérzalo durante el evento para que los asistentes lo usen. Destácalo en todos los soportes posibles.
• Invita a los asistentes a compartir su experiencia en redes sociales. Inventa alguna acción que invite a los participantes a participar: un sorteo, una competición para saber quién es el más tuitero….
• Invita a influencers.
• Crea espacios que sean instagrameables…

Invita a medios de comunicación

Los medios de comunicación pueden tener diferentes papeles en un evento de empresa. Puedes querer quedar bien con ellos y que sean un asistente más (normalmente los invitados en este caso serán directores, jefes de sección o los periodistas con los que tengas más relación). O puede que los estés invitando para que cubran tu evento.

Para el segundo caso es esencial facilitarles toda la información del evento, con horarios bien definidos. También informarles si habrá rueda de prensa o declaraciones durante el mismo, o se enviará una nota de prensa a una hora determinada, si hay algún momento en que los medios gráficos pueden tomar fotos “oficiales”…

Después del evento

No todo acaba cuando finaliza el evento y se marchan los asistentes, quedan una serie de tareas que también son importantes.

1 – Desmontaje

Aunque el equipo esté agotado toca recoger… Y hay que tener en cuenta varios temas:

• Deberás tener claros los horarios que el espacio te deja para desmontar, así como la duración que os puede llevar.
• Habrás acordado quién es el encargado del desmontaje: proveedores, azafatos, equipo implicado en el evento, el staff del lugar de celebración…
• Analiza si tiene un coste extra: por alargar las horas de alquiler del espacio, el incremento de precio en los proveedores según el horario (de noche cobran más)…
• Revisar qué puedes necesitar: cajas, precinto para embalar, carteles para el mensajero, una furgoneta…
• Limpieza: acordarás previamente quién se encarga de la limpieza. Normalmente te obligarán a contratar sus propios servicios para dejar limpio el sitio.
• Reciclaje: los lugares de celebración te exigen que deposites los materiales que deseches en los puntos de reciclaje que tienen fijados.

2 – Pago a proveedores

Cada proveedor puede tener distintos periodos para recibir sus pagos.

Seguramente ya habrás pagado mucho por adelantado (reserva del espacio, decoración…). Pero otra parte importante se paga una vez finalizado el evento y no debes descuidar que cada proveedor reciba lo que le corresponde.

También es el momento de ajustar partidas si alguna de ellas dependía del aforo, horario…

3 – Evaluación de resultados

Llega el momento de evaluar el evento de empresa que has organizado.

¿Se ha cumplido el objetivo? Deberás valorar el impacto que ha tenido y los resultados obtenidos en función de los objetivos que te hubieras marcado.

Puedes hacer encuestas de satisfacción para conocer la opinión de los asistentes. Si organizas el evento para un tercero, deberás medir también la satisfacción de tu cliente y si ha obtenido el retorno de inversión que esperaba (ROI).

Añade además cosas que han podido fallar o se pueden mejorar, lo que mejor te ha funcionado y cosas que has echado de menos. Apunta para ti todos los temas que quieras recordar. Con toda esta información, prepara un informe de conclusiones (puedes tener dos, uno oficial y otro para ti).

Si es un evento que se va a repetir en el futuro te servirá para mejorarlo de cara a la próxima edición.

4 – Repercusión

Realiza una revisión de toda la repercusión en prensa y en redes sociales que ha tenido tu evento corporativo.

Es interesante hacer un reporte de la actividad online: lo que se ha publicado en la red del evento, la interacción que se ha tenido con el hashtag creado para el evento, los mensajes, las menciones…

5 – Galería

Recopila todas las fotos y vídeos del evento de empresa. Recuerda hacer fotos también del montaje, antes de que lleguen los invitados, te servirá para replicar lo que quieras en siguientes eventos.

Es interesante poder compartir una bonita galería con los asistentes, les encantará encontrarse en las fotos que han realizado tus fotógrafos.

Algunos medios de comunicación crean sus propias galerías de los eventos. Puedes descargártelas también para tener más recursos y puntos de vista para recordarlo en un futuro.

6 – Agradecimientos

Lo dejamos para el final, pero es imprescindible dedicar parte de tu tiempo a dar las gracias a los que han hecho posible el evento: equipo, proveedores, invitados, asistentes, medios de comunicación…

Desde un email corporativo a todos los asistentes que puede incluir conclusiones de las charlas, recopilación de fotos o invitación a cerrar citas para reuniones… Hasta un emotivo Whatsapp al grupo que has creado el último día con tus compañeros para la ejecución.

Es un detalle que gusta mucho recibir y no te cuesta nada hacerlo.

¿Te animas a organizar tu evento de empresa?

Como has podido comprobar, casi todo el trabajo relativo a organizar un evento de empresa es el que no se ve durante el evento. El previo. Planificar, organizar y tener todo bajo control dependen de ese saber hacer y cuidar hasta el último detalle para que el día del evento corporativo todo salga a la perfección.

Si quieres aprender más sobre el mundo de los eventos, en el Master en Marketing Digital profundizamos sobre el tema para que puedas aprender a organizar los mejores.