La situación de incertidumbre de este año de pandemia nos induce a una reflexión seria sobre la necesidad de mejora continua en nuestras actividades familiares, sociales y profesionales.
Es decir, sobre la necesidad de eliminar el desperdicio en las cadenas de valor personales y empresariales.
Durante estos meses, nuestra realidad es distinta cada día. Esto debería invitarnos, cuanto menos, a reflexionar, a diferenciar lo importante de lo accesorio, y a exprimir lo bueno de cada nueva situación.
¿Qué es la mejora continua o método Kaizen?
La mejora continua se centra en desechar todo lo que no aporta valor en los procesos para aumentar la productividad.
El método kaizen es un enfoque que persigue lograr la excelencia a través de cambios perdurables en el tiempo pero aplicables en el corto plazo. Es muy útil para hacer cambios transformacionales, tanto a nivel laboral como personal.
Es una filosofía muy startupera pues se trata de ‘pensar en pequeño’, de afrontar pequeños cambios que nos ayudarán a afrontar el miedo a grandes cambios o el temido ‘parálisis por análisis’.
Aunque no se trata de ser pesimistas, con la filosofía kaizen se trata de poner foco en los aspectos a mejorar para superarse continuamente.
La mejora continua es una filosofía de vida para inconformistas
En la filosofía de mejora continua conviven la planificación y la ejecución. Al contrario que los método de trabajo ‘en cascada’, en la que las empresas primero planificación y después ejecutan, aquí la rueda no para. No existe una separación entre el ‘pensar’ y el ‘hacer’. En la mejora continua, van de la mano.
El método de mejora continua está formado por el ciclo PDCA: Plan, Do, Check, Act.
- En la etapa de Planificar, se definen las actividades que son mejorables y se fijan objetivos concretos.
- En la etapa de Hacer, se ejecutan los cambios necesarios a pequeña escala para probar el buen funcionamiento de un proyecto piloto.
- En la etapa de Verificar, se prueba el buen funcionamiento de la mejora que se ha implementado y, si no cumple con las expectativas, se modifica para ajustarla a los objetivos.
- En la etapa de Actuar, se analizan los resultados y se contrastan con las mismas métricas en el periodo anterior a la implantación de los cambios.
Modelo Lean para la mejora continua
La mejora continua forma parte de la metodología Lean, un sistema de gestión de cambio global absolutamente contrastado y cuya filosofía ,en síntesis, se puede estructurar en cinco etapas:
- Asumir la necesidad y urgencia de iniciar el proceso de cambio.
- Examinar los distintos procesos, separando las actividades que aportan y las que no aportan valor.
- Eliminar o disminuir las actividades que no nos aportan valor, el desperdicio.
- Estandarizar los procesos mediante la autodisciplina.
- Aplicar la mejora continua a todos los procesos.
Esta metodología de cambio es aplicable para mejorar cualquier ámbito de nuestra vida pero referido a la esfera empresarial es indispensable realizarlo con la participación real de todos.
Mejora continua a través del liderazgo compartido
Para alcanzar la mejora continua, es necesario superar los modelos de trabajo en equipo, muchas veces más aparentes que reales, hasta alcanzar un sistema de liderazgo compartido que, bien alineado con los objetivos generales, impulse el cambio. Un cambio que se antoja imprescindible en escenarios como el actual, ante el desafío de la crisis del Covid-19.
El objetivo sería alcanzar un modelo empresarial sin problemas funcionales transversales, donde no hay lugar para los Siempre lo he/hemos hecho así; ha sido culpa de...; eso no es cosa mía…
Es imprescindible alcanzar un sistema de liderazgo compartido para impulsar el cambio
Un sistema en el que se valoran los esfuerzos para mejorar el proceso sabiendo que pronto llegarán los resultados. Un entorno en el que sin esperas, todos aprendemos a mejorar haciendo.
En definitiva, un marco de gestión exigente pero a la vez tan estimulante para las personas que si se es capaz de ponerlo en marcha, es difícil pararlo. Es un cambio profundo que requiere planificación, estructura coordinadora (agente de cambio) y el apoyo firme de la dirección.
Innovar para mejorar
Pero, además de las tareas de mantenimiento y mejora gradual del sistema mediante la mejora continua, las empresas necesitan innovar. Deben estar atentas a las oportunidades innovadoras que, aunque suponen un gran esfuerzo inversor, ofrecen saltos radicales en la mejora.
Un buen funcionamiento de empresa requiere un equilibrio permanente entre la innovación y el mejoramiento.
¿Cómo conseguir organizaciones innovadoras y de mejoramiento que estén siempre preparadas para aceptar el reto ser las mejores?
Formación y mejora continua
La respuesta está en la formación. No se trata de aprender superficialmente un conjunto de técnicas de moda, aplicarlas para conseguir mejoras locales cuya efectividad al no estar soportadas por una fuerte cultura, languidecerá con el tiempo.
Invertir muchos recursos para no lograr resultados sostenibles, frustra al equipo y hace fracasar el proceso de transformación global.
Sólo mediante el diseño y desarrollo de planes de formación adecuados a las necesidades de las organizaciones, conseguiremos tanto el conocimiento necesario para implantar y mantener las innovaciones (lo que no sabemos hacer), como el entrenamiento para hacer mejor indefinidamente lo que ya sabemos hacer.
Sólo con el soporte de una escuela de negocios con fuerte arraigo en la realidad empresarial podremos implantar culturas de aprendizaje en las que sus miembros se esfuerzan cada día en mejorar el statu quo de las empresas.
EDEM Escuela de Empresarios, a través de sus programas de Executive Education, proporcionan el mejor entorno formativo para facilitar este proceso.
