Sistemas de control de gestión: qué son y qué tipos de usos tienen

La era digital ha revolucionado la función del Controller, ya que los sistemas de control de gestión pueden acceder a grandes cantidades de datos, lo que ha optimizado el proceso de toma de decisiones de la empresa

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La era digital ha hecho posible que los sistemas de control de gestión puedan acceder a grandes cantidades de datos, con la variedad, calidad y oportunidad suficientes como para revolucionar el proceso de toma de decisiones de la empresa.

Los directivos que tomen conciencia de las grandes posibilidades abiertas por esta disrupción tecnológica serán capaces de mejorar la ventaja competitiva de sus negocios y mantener su liderazgo.

Hablar de control de gestión sin tener en cuenta el impacto de los procesos de transformación digital en la empresa carece de sentido hoy día:

  1. Por un lado, la tecnología ha hecho posible que los procedimientos y herramientas de acceso a los datos, su gestión y transformación en conocimiento sean cada día más eficientes, impactando en todas las áreas de la empresa.
  2. Por el otro, la calidad y los tipos de datos disponibles han hecho posible incorporar nuevos indicadores e información que un Controller (el profesional del control de gestión) ni soñaba con poder manejar hace unos años.

Desde el departamento de Finanzas al de Recursos Humanos, pasando por Producción o Marketing, la digitalización está transformado la manera en que los directivos acceden a la información, toman decisiones y, en definitiva, aportan valor al negocio.

“Las empresas necesitan adaptar sus sistemas de control de gestión a la era digital”

Para ello, es necesario entender su significado y qué tecnologías les afectan, tomando conciencia de que el manejo adecuado de los mismos, en plena era digital, supone una gran fuente de ventaja competitiva para la empresa.

data visualization

¿Qué es un sistema de control de gestión?

Los sistemas de control de gestión son mecanismos utilizados por directivos y empleados para facilitar la consecución de los objetivos de la organización, influyendo en el comportamiento y el desempeño de las personas integrantes de la misma (Franco-Santos y Otley, 2018).

Permiten determinar la manera en que la organización implementa y controla su estrategia mediante diferentes herramientas como los presupuestos, cuadros de mando o reuniones periódicas de equipos, entre otras…

Los sistemas de control de gestión se nutren de una materia prima principal: los datos. Una materia prima cada día más abundante, pero que hay que gestionar adecuadamente para transformarla en verdadero conocimiento de negocio.

¿Qué empresas utilizan los sistemas de control de gestión?

Existe la creencia de que este tipo de sistemas, en ocasiones muy sofisticados, son exclusivos de grandes empresas. Lo cierto es que, independientemente del tamaño, ya sea una startup o una empresa consolidada, cualquier proyecto empresarial debería disponer de procedimientos y rutinas que permitan:

  • Implementar estrategias definidas por la dirección.
  • Tomar las mejores decisiones para conseguir los objetivos planteados.
  • Medir y controlar el grado de cumplimiento de los mismos.

La tecnología actual permite contar con sistemas de control de gestión para todo tipo de presupuestos y necesidades.

Incluso los proyectos emprendedores deben contar con una herramienta de este tipo y tomar conciencia de la importancia de integrar el análisis de datos en el día a día del negocio; accediendo así a información de calidad para tomar mejores decisiones desde el minuto cero del proyecto.

data visualization - controlling

¿Qué tipos de usos tienen?

Las empresas y los directivos adoptan diferentes estilos o usos de los sistemas de control de gestión. Una misma herramienta, utilizada de diferentes formas desde el área de Controlling, puede tener efectos completamente distintos para la empresa.

“Una misma herramienta de control de gestión puede tener distintos efectos según sea utilizada”

Si bien todos ellos son mecanismos que canalizan información útil para el negocio, podemos distinguir cuatro tipos, en terminología de Simons (2000), según en qué aspectos ponen énfasis:

  • Sistemas de creencias: se centran en reforzar el conocimiento sobre los valores de la organización, canalizando la comunicación de los mismos desde la dirección de manera formal, para motivar, inspirar y orientar el comportamiento.
  • Sistemas de límites: se focalizan en establecer y comunicar lo aceptable y lo rechazable para la empresa, las normas y los procedimientos.
  • Sistemas diagnósticos: Utilizan estándares preestablecidos, a partir de presupuestos, y se estudian las desviaciones y acciones correctoras.
  • Sistemas interactivos: fomentan la participación activa y el aprendizaje de los equipos mediante el uso de reuniones periódicas o cualquier otro medio de interacción que fomente la generación de nuevas ideas y la creatividad.

Los cuatro tipos de usos de los sistemas de control de gestión mencionados no son independientes (Otley, 1999), la experiencia sugiere que son complementarios y que su interacción ayuda a la empresa a encontrar el equilibrio entre la perspectiva a corto y largo plazo, o entre el cumplimiento de objetivos predecibles y la detección de nuevas oportunidades.

¿Qué tecnologías han revolucionado los sistemas de control de gestión?

Son múltiples las tecnologías que participan de la transformación digital y que han revolucionado la forma en que se implementan los sistemas de control de gestión:

  • Business Intelligence (B.I), permitiendo que usuarios de negocio (no técnicos) adapten, e incluso diseñen, los informes que necesitan de manera más autónoma, bajo una política de datos controlada.
  • Analytics, haciendo posible la inclusión de información predictiva en los cuadros de mando, lo cual permite a los directivos anticiparse a escenarios futuros, aprovechar nuevas oportunidades o evitar riesgos potenciales.
  • Big data, ofreciendo la posibilidad de gestionar e integrar una gran cantidad de datos, provenientes de fuentes muy diversas, que ha enriquecido las tipologías disponibles para que los directivos tomen mejores decisiones.
  • Inteligencia artificial, permitiendo localizar patrones de conducta nuevos en los datos, indetectables para el ser humano, que pueden aportar valor al negocio.
  • NLP (Natural Language Processing), revolucionando la manera de interactuar con el sistema para profundizar en los datos disponibles, mediante el lenguaje humano.
trabajando en el portátil

La gestión del fondo (el dato) y de la forma requiere de nuevas habilidades

Las citadas tecnologías han hecho posible que diferentes usuarios de la empresa accedan a la información específica que necesitan, adaptada al formato que mejor entienden.

“La personalización permite a los sistemas de control de gestión transmitir eficientemente objetivos y métricas”

Los sistemas de control de gestión han posibilitado que la dirección tenga la seguridad de que los datos relevantes llegan en el momento y formato adecuado a sus receptores, ya sean mandos intermedios u operarios a pie de fábrica, y que el fondo (el conocimiento detrás de los datos) sea verdaderamente entendible y útil.

Mejorar la comunicación ayuda a transformar datos en conocimiento y permite que usuarios de perfiles muy diferentes participen y aporten puntos de vista enriquecedores a los procesos de negocio en los que intervienen, creando riqueza para la empresa.

No obstante, para que los nuevos sistemas de control aprovechen todo el potencial que brinda el momento tecnológico actual, es necesario contar con perfiles que entiendan tanto el lenguaje de los datos como el de los negocios.

Es decir, perfiles híbridos que den sentido empresarial al gran volumen de información disponible y coordinen las decisiones y acciones adoptadas con la estrategia de la empresa.

En EDEM formamos este tipo de perfiles con el Master en Data Analytics.

controller - control de gestión

Conciencia digital en el área de Control de Gestión

La evolución de la tecnología ha permitido que tanto la captura de los datos como la comunicación del conocimiento a toda organización sea más ágil y eficiente. Esto se ha producido en gran medida gracias a la evolución de los sistemas de control de gestión, que han sabido adaptarse para manejar mayores cantidades de datos y extraer información valiosa que impacte en las decisiones clave para la organización. Un proceso crítico en la época actual, caracterizada por su gran incertidumbre y dinamismo.

“Los nuevos sistemas de control de gestión han integrado las tecnologías que optimizan la manera en que lo usuarios interactúan con los datos”

Dicha integración entre tecnología y negocio ha destapado la necesidad de que usuarios expertos en negocio desarrollen nuevas habilidades digitales para ser capaces de manejar el gran volumen de información que fluye desde la organización y el entorno a través de sistemas de control de gestión cada día más sofisticados.

Un claro ejemplo son los propios expertos en control de gestión, los Controllers, que han sabido mantener su posición y su participando en los procesos de decisión clave gracias a su evolución hacia un perfil híbrido, entre la ciencia de los datos y los negocios, con verdadera conciencia de todo el potencial digital.

Del mismo modo, otros puestos directivos y mandos intermedios necesitan actualizar sus habilidades y activar esa misma conciencia digital que les permitirá mantener el liderazgo en el descubrimiento de oportunidades y retos, esenciales para consolidar la ventaja competitiva de la empresa en la era de la transformación digital.

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