Comunicar en entornos digitales: consejos para una videoconferencia

Gran parte de la población tiene dificultades para comunicar eficazmente. Un problema que se traslada al ámbito de las videoconferencias, muy comunes en tiempos de Covid-19. Conoce los tips que te ayudarán a preparar estas reuniones virtuales.

En todas las organizaciones siempre ha habido personas que les ha gustado más hablar en público que otras. Sencillamente, porque se les bien. Si eres de las segundas, no temas.

Es un problema más extendido de lo que crees. Se llama glosofobia y es una de las fobias sociales más comunes. Tras esta puede subyacer un miedo inconsciente a ser juzgado, a no estar a la altura…

Quienes la padecen, lo pasan muy mal en las exposiciones orales porque, aunque sean auténticos profesionales en sus ámbitos, temen que, al no ser buenos oradores y transmitir inseguridad, su desempeño será puesto en entredicho.

Comunicar en entornos digitales: consejos para una videoconferencia

Contra la glosofobia, coronavirus

Pero esta nueva realidad que nos deja el coronavirus, lo ha puesto todo patas arriba. Y ahora ya no podemos confiar en el compañero o compañera que siempre brillaba en las presentaciones de propuestas a clientes…

Porque con el confinamiento, muchos de nosotros tenemos que enfrentarnos con mayor frecuencia a reuniones virtuales, videoconferencias, presentaciones, clases en directo, webinars, etc.

Con el confinamiento, nos enfrentamos con más frecuencia a las temidas videoconferencias

Al reto tecnológico que esto supone para muchos profesionales –la pandemia ha puesto en evidencia que la transformación digital en muchas compañías era tan solo un titular– se une a que no estamos acostumbrados a hablarle a una pantalla.

Si en la vida real cómo comunicamos ya es importante porque existen dos planos: quién eres y qué cuentas. En el plano virtual se suma un tercero: quién eres, qué cuentas y quién dices que eres (porque no dispones de información general, de contexto, espacial y corporal que te apoye).

Comunicar en entornos digitales: consejos para una videoconferencia

10 consejos para mejorar tu comunicación en una videoconferencia

Por ello, es conveniente tener en cuenta una serie de aspectos clave para que tu mensaje cale en el receptor. Vamos a repasar 10 consejos para una videoconferencia perfecta.

1. No llegues tarde

Nada genera peor impresión que malgastar el tiempo y la energía de los demás. Aún en cuarentena, la cortesía y el civismo deber seguir intactos en el ámbito profesional.

Y para no llegar tarde, esto supone comprobar tu equipo:

  • Que tenga batería.
  • Que tu conexión a internet sea la correcta
  • Que tu micro y la cámara funcionen con bastante antelación.

La tecnología, ya se sabe, es caprichosa.

Comunicar en entornos digitales: consejos para una videoconferencia

2. Cuida tu entorno

Crea tu escena. Por supuesto, tu imagen pero también el escenario. El fondo.

Si estás en tu casa y no te apetece que tu interlocutor vea el fondo, algunas aplicaciones de trabajo grupal como Teams, permiten el efecto blurry, de difuminar el fondo (aunque entre nosotros te diré que queda un poco raro).

3. La iluminación es importante

Evita las sombras y la mezcla de luces, en lo posible. La luz natural y estar cerca de una ventana ayuda.

Comunicar en entornos digitales: consejos para una videoconferencia
Es recomendable evitar conectar en una estancia sin luz.

4. Familiarízate con la cámara

Es tu amiga. Y controla tu mirada. Intenta encontrar la distancia justa. Evita los primeros planos que no favorecen a nadie. Puedes practicar con tus amigos en videollamadas de Facebook o Skype para saber cómo interactuar.

Si tienes una webcam, colócala a la altura de los ojos, te será más natural mantener la mirada y tu interlocutor se sentirá incluido. Si tu laptop tiene la cámara integrada localízala.

Coloca la cámara del ordenador a la altura de tus ojos, te será más natural mantener la mirada

Algunos modelos/marcas la tienen en la parte superior, otras en la parte inferior o, incluso, en una esquina. Invierte unos minutos en saber cuál es el ángulo y dónde tienes que mirar.

Uno de los errores más frecuentes es que tendemos a mirar a los ojos de la persona con la que estamos hablando (o a encandilarnos al mirar nuestra imagen en miniatura) con lo que desviamos la mirada. Puedes comprobarlo con una simple captura de pantalla.

Conocer dónde está ubicada la cámara te resultará muy útil para poder entrar en plano. Para ello, juega con la parte superior del portátil hasta conseguir el encuadre deseado.

No es la primera vez que veo cabezas cortadas (fuera de plano) estos días…

5. Controla tus gestos

Tus manos y tu sonrisa. Entre los consejos para una videoconferencia, no podría faltar la gestualidad. Es sumamente importante. Según Merahbian, el mensaje tan solo supone el 7% del peso en una conversación. Mientras que el tono, el 38% y el lenguaje no verbal, el 55%. Es decir, que lo que decimos no importa tanto sino cómo lo que decimos.

Con todo, vigila tus manos. Sobre todo, si la cámara está en el ángulo inferior del portátil es muy sencillo que te tapes la cara y el oyente pueda despistarse o descolgarse de la conversación.

Comunicar en entornos digitales: consejos para una videoconferencia

En cuanto a los gestos destacamos dos tipos:

  • Los ilustrativos, que dan sentido y apoyan el discurso.
  • Los adaptativos, que realizamos cuando estamos nerviosos (como tocarnos el pelo, girar un anillo o juguetear con el boli). No los hagan. Transmiten inseguridad y te restan credibilidad.

6. No improvises

Prepara muy bien qué vas a decir y sé breve. Si se trata de una reunión, respeta el orden del día. Si se trata de una exposición, ensaya y grábate.

Esto te ayudará a evitar muletillas verbales de tipo mmm, eeeh. Si puedes, sustitúyelas por silencios.

7. Emplea el silencio controlado

Quien es dueño de los silencios, domina la conversación. Haz pausas. No tienes ninguna prisa. Si estás haciendo la presentación es porque alguien ha confiado en ti y tienes algo importante que contar.

Los silencios controlados son pausas dramáticas que te ayudarán a imprimir emoción en un entorno multipantalla y evitarán que caigas en la monotonía.

Comunicar en entornos digitales: consejos para una videoconferencia

8. No presentes (solo) datos

Cuenta historias. Nuestro cerebro está programado para aprender a través del storytelling. Aprendemos a través de la comprensión e interrelación de conceptos y recuerdos.

Trabaja el objetivo de la charla y crea un hilo conductor con experiencias e imágenes atractivas.

9. Trabaja el apoyo visual

Pero no leas directamente de las diapositivas. Nuestra mente consume muchísima energía al hacer dos cosas a la vez y tu oyente solo prestará atención a tu voz o al texto.

Y acabará desconectando.

10. Prepara tu argumentario con antelación

Y acabamos con el número 10 que debería ser el primer punto. Trabaja tu argumentario con antelación:

  • Cuál es el objeto de la reunión.
  • Cuál es el mensaje clave, los dos mensajes subsidiaros, las 5 ideas fuerza que apoyan el mensaje principal y el titular que sacaría un periodista de tu exposición.

Con esta idea debes estructurar tu intervención teniendo en cuenta tu público, el nivel de conocimiento de la materia y no agotar todo el tiempo previsto para dejar una margen para preguntas, consultas o bien hacer un wrap up colectivo.

Comunicar en entornos digitales: consejos para una videoconferencia

Bonus track

Te añado algunos consejos más a tener en cuenta en una videoconferencia. Sonríe y agradece el tiempo compartido. Y si vas de oyente, evita el multitasking. Respeta el trabajo de los demás y evita contestar correos o mirar el whatsapp.

Aunque disimules, se nota que no estás presente. Que te veo. La empatía siempre ayuda. Recuerda que cada día que pasamos en casa es un día menos para que la luz regrese.

¿Interesado en mejorar tus habilidades comunicativas?

Seguramente, con las videollamadas, estén aumentando los momentos en los que tienes que comunicarte con otras personas. Espero que estos consejos para realizar una videoconferencia te hayan ayudado para poder afrontarlas preparado y con más confianza.

Pero la de la comunicación no es solo una habilidad útil para la coyuntura actual. La capacidad de comunicar bien es una competencia clave para el desarrollo profesional de una persona.

Si estás interesado en potenciar tus habilidades en este ámbito, EDEM oferta el programa El Arte de Comunicar. Recuerda además que todos estos contenidos son customizables para hacerlos a medida en tu empresa a través de la formación Incompany.

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